В академии художеств имени Ильи Репина пять факультетов: факультет живописи, скульптуры, архитектуры, графики и факультет теории и истории изобразительного искусства.
По основным образовательным программам обучается 1 700 студентов, ещё порядка 350 – на дополнительных образовательных программах. Для организации образовательного процесса в Академии привлечены 255 преподавателей, в основном это творческие люди: художники, архитекторы, живописцы, графики.
Опытом автоматизации приемной кампании и работы с учебными планами в 1С:Университет поделилась Ольга Викторовна Иванова – начальник учебно-методического управления Санкт-Петербургской академии художеств имени Ильи Репина.
- Как изменился процесс проведения приемной кампании после автоматизации на базе "1С:Университет", какие улучшения можете отметить?
Ольга Викторовна Иванова: "Процесс внедрения 1С:Университет в Академии начался в 2017 году. Первое, что было автоматизировано на базе решения, – это приемная кампания. Сотрудники университета стали заводить в систему анкетные данные поступающих, таким образом мы ускорили заполнение базы данных по абитуриентам и, в последствии, по студентам. Тогда же мы смогли автоматизировать выгрузку данных о поступивших в ФИС ГИА и Приема – непосредственно из системы "1С:Университет".
В 2019 году мы продолжили проект: начали сотрудничество с группой компаний "СофтБаланс" и внедрили Личный кабинет абитуриента. Поступающие стали самостоятельно заполнять свои анкетные данные, что облегчило работу секретарей приемной комиссии и уменьшило количество ошибок.
В 2022 году мы привязали нашу учетную запись на Госуслугах к "1С:Университет", за счет чего автоматизировали выгрузку – в соответствии с новыми требованиями приема. Для нас это стало колоссальной помощью, я не знаю, как бы мы справились без программы.
"1С:Университет" серьезно облегчает жизнь техническим секретарям и главному секретарю приемной комиссии, потому что автоматизирует довольно трудозатратные процессы, которые ранее приходилось делать вручную: формирование базы и выгрузка, учебные записи, перевод абитуриентов в студенты".
- Какие изменения произошли в работе с учебными планами после автоматизации?
Ольга Викторовна Иванова: "Когда я начинала работу с учебными планами здесь, в Академии, для моих коллег по учебному управлению и на факультетах это был достаточно абстрактный документ – "бумага ради бумаги", от которого не зависели реальные учебные процессы.
Система помогла нам "причесать" учебные планы. Именно исходя из того, как "1С:Университет" реагирует на документ, мы вносили свои корректировки – старались делать учебные планы проще.
Сейчас, семь лет спустя, мы уже понимаем, что учебный план необходим, и знаем, в какой форме он содержится. То, как преподавалось по факту, мы обличили в документ. Это было необходимо сделать с точки зрения внутренней бюрократии: чтобы всё было заведено и систематизировано.
Исходя из этих документов я формирую всевозможные остальные: расписания, учебные нагрузки. Использование "1С:Университет" помогло привести их к единообразию. На данный момент у нас порядка 30 учебных планов по разным образовательным программам".
- Как восприняли процесс автоматизации сотрудники вуза?
Ольга Викторовна Иванова: "Первое время мне было достаточно тяжело убедить коллег на факультетах заводить контингент через 1С: необходимо было объяснять, какие последствия это будет иметь, как изменится их работа.
Но невозможно быстро обработать министерские запросы по бумажным документам, поэтому со временем коллеги стали понимать, что без автоматизации – никуда.
Работа в системе положительно сказалась на общей дисциплине: коллеги стали более ответственно относиться к оформлению документов, которые можно выгрузить непосредственно из системы.
Теперь, благодаря "1С:Университет", мы можем меньше отвлекаться на технические моменты, больше заниматься творчеством".
Дальнейшие планы – автоматизировать подсчет нагрузок и составление расписания, а также настроить интеграцию системы управления образовательными электронными курсами Moodle с "1С:Университет".
